Teil 2: Der erfolgreiche Messeauftritt – 8 einfache Tipps

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Nachdem Sie in unserem ersten Blogbeitrag zum Thema ´Der erfolgreiche Messeauftritt – Ein Überblick` eine Übersicht zu den wichtigsten Punkten erhalten haben, möchten wir nun mehr ins Detail gehen. Im zweiten Teil zu diesem Thema geben wir Ihnen 8 Tipps für Ihren Auftritt auf der Messe mit auf den Weg – so wird Ihr nächstes Messe-Meeting garantiert erfolgreicher.

Eine Messe ist immer eine hervorragende Möglichkeit um Ihr Unternehmen im besten Licht zu präsentieren. Beim Gastspiel kommt Ihr Unternehmen mit Interessenten und Besuchern aber auch mit Stammkunden direkt in Kontakt und kann so von Angesicht zu Angesicht über Produkte, Dienstleistungen, Unternehmensneuheiten sowie die geschäftlichen Beziehungen sprechen. Bei all den positiven Chancen die ein Messeauftritt mit sich bringt, birgt ein so unmittelbarer Kontakt aber auch Gefahren, auf die Sie von Anfang an achten sollten, damit Sie durchweg positive Kundenerlebnisse schaffen.

 

Knigge lässt grüßen

Der erste Themenkomplex ist zwar allgemein bekannt um sich mit Leichtigkeit auf dem unternehmerischen Parkett zu bewegen, sollte aber genau aus diesem Grund nicht unterschätzt werden – der Handschlag zur Begrüßung. Der Händedruck sollte fest, aber nicht zu fest sein. Ein zu lockerer Handschlag lässt wiederum eine Person schnell unsicher wirken. Achten Sie auf eine zugewandte Körpersprache und führen Sie Ihren Handschlag mit einer kurzen Auf- und Ab-Bewegung aus – begleitet von einem offenen Blick und einem Lächeln. Achten Sie auch auf die andere Hand, diese befindet sich zu dieser Zeit keinesfalls in der Hosentasche. Das wirkt zu lässig und respektlos. Sollte Sie der Interessent oder Kunde sitzend am Messestand antreffen, so stehen Sie zur Begrüßung auf.

Sein Gegenüber namentlich zu begrüßen, schafft eine persönliche Atmosphäre. Sollte der Name also bekannt sein, nutzen Sie diese Vorteilskarte. Ist dieser nicht vertraut, wird ein Dritter oder der Betreffende selbst ihn bei der Vorstellung nennen. Prägen Sie sich diesen ein, denn spätestens bei der Trennung sollten Sie das Gegenüber namentlich verabschieden. Ein höfliches Nachfragen ist daher bei der Namensvorstellung erlaubt, falls der Name kompliziert war oder akustisch nicht verstanden wurde. Schweißhände sind ein ebenso schlechter Start, denn Sie möchten kein Unwohlsein bei Ihrem potenziellen Kunden auslösen.

Tipp: Die Hände stets trocken halten und einen soliden Druck auf die Hand des Gegenübers ausüben. So steigen Sie immer gut in eine Verhandlung ein. Aber das allein ist nicht genug.

 

Offen und sicher – das wirkt kompetent

Lächeln, lächeln, lächeln – nur nicht aufgesetzt! Das ist erst einmal der einfachste Weg, um freundlich und zugewandt zu wirken. Mit Strenge und Distanz kann man niemanden in seinen Bann ziehen und folglich auch keine positive Grundstimmung aufbauen. Ein aufgeschlossenes Lächeln ist international verständlich und löst ein positives Gefühl bei Ihrem Gesprächspartner aus.

Doch nicht nur das Lächeln ist wichtig, um die Stimmung zu Beginn einer Unterhaltung in die richtige Richtung zu lenken. Folgendes ist zwar nicht in jeder Kultur üblich, aber in den meisten dennoch von hoher Relevanz – den Blickkontakt halten. Schauen Sie dem Kunden offen und freundlich in die Augen, das stimmt ihn positiv. Beachten Sie aber: Ein intensiver Blickkontakt ist nicht universell – er funktioniert nicht in allen Kulturen der Welt genau gleich und bedeutet auch nicht überall dasselbe. In Asien gilt es eher als unhöflich, Leuten regelrecht in die Augen zu blicken. In Japan beispielsweise ist es ein Zeichen von Respekt, jemandem nicht direkt in die Augen zu schauen.

Trotzdem sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie darauf achten mit Ihrem Gegenüber offen zu kommunizieren und ihn während Ausführungen oder Erklärungen anzuschauen. Meist sind internationale Besucher einer Messe darüber informiert, dass Augenkontakt in unserer Kultur Freundlichkeit und Respekt ausdrückt. Schaut man jemandem während eines Gesprächs direkt in die Augen, ist es wahrscheinlicher, dass man dessen Aufmerksamkeit und Vertrauen weckt.

Tipp: Lächeln nicht vergessen sowie Augenkontakt halten. Und noch ein kleiner Tipp aus der Psychologie – wenn man dem Gegenüber bei einer Unterhaltung mit seinem Blick von der Stirn bis zum Kinn “abscannt”, dann suggeriert das Selbstbewusstsein beim Gesprächspartner.

 

Kleider machen Leute

Das äußere Erscheinungsbild ist mindestens genauso wichtig, wie das richtige Auftreten. Wählen Sie daher mit Bedacht das Outfit Ihrer Mitarbeiter, denn angemessene Kleidung signalisiert Kompetenz und Seriosität. Ein einheitlicher Dresscode macht aus Ihren Angestellten zumindest optisch schon mal ein Team. Die Kleideranforderungen richten sich in erster Linie an die eigene Unternehmenskultur, aber auch ein Stück weit nach dem Charakter der Messe. Denken Sie bei der Auswahl immer daran: Die Mitarbeiter repräsentieren das Unternehmen. Daher gibt es bezogen auf den Kleidungsstil generell kein direktes richtig oder falsch. Voraussetzung ist ein gepflegtes Erscheinungsbild. Es versteht sich sicher von selbst, dass egal ob Casual Look, Business-Outfit oder legere Kleidung, diese sauber ist und korrekt sitzt. Dazu gehören auch saubere Schuhe.

Uniformen sind natürlich der einfachste Weg, um eine einheitliche Optik Ihrer Mitarbeiter zu erzielen. Das gilt genauso für Poloshirts, bedruckt mit dem jeweiligen Firmenlogo, als auch für den feinen Zwirn in den Farben Ihrer Unternehmens Corporate Identity. Prüfen Sie im Vorfeld der bevorstehenden Messeveranstaltung, welcher Dresscode auf die jeweilige Umgebung passt. In der Finanzwelt herrschen andere Gesetze als bei Sportlern, bei Kreativen andere als bei der urbanen Agenturszene und bei international agierenden Konzernen wiederum andere als bei dem eher bodenständigen Mittelstand. Die Zusammenstellung der Garderobe allein ist keine Garantie für Ihren Business-Erfolg, doch mit der passenden äußeren Erscheinung strahlen Sie die nötige Glaubwürdigkeit aus.

Tipp: Die Kleidung muss zu Ihrem Unternehmen, der Messe an sich und natürlich zu Ihren Kunden passen – abgerundet mit dem gewissen Extra zum Dresscode. Das Gesamtbild muss passen. Ein gepflegtes Äußeres ist das A und O.

 

Das Speed-Dating zwischen Kunden und Unternehmen

Zeit ist auf Messen immer ein knappes Gut. Meist haben Sie und Ihre Mitarbeiter nur wenige Minuten, um den potentiellen Kunden von sich und Ihrem Angebot, Ihren Produkten oder Dienstleistungen zu überzeugen. Hier kommt es auf die richtige Mischung an. Eine solche Gesprächssituation ist gut mit einem Speed-Dating vergleichbar – wo es besonders auf Schnelligkeit und Überzeugungskraft ankommt.

Brechen Sie beim persönlichen Business-Speeddating mit den richtigen Fragen gezielt das Eis. Natürlich möchten Sie zum einen die relativ kurze Zeit die Ihnen zur Verfügung steht, dazu nutzen, um etwas von sich und Ihrem Unternehmen zu erzählen. Zum anderen müssen Sie aber auch herausfinden, ob der sogenannte „Nasenfaktor“ zwischen der eigenen Person und dem Gesprächspartner stimmt. Das bedeutet, Sie müssen Ihrem Gegenüber Zeit einräumen, damit dieser auch von seinen Vorstellungen sprechen kann. Ein guter Wert zur Orientierung ist das Verhältnis ein Drittel zu zwei Dritteln. Stellen Sie in Ihrem Drittel also genau die richtigen Fragen, wie beispielsweise was Ihr Gesprächspartner an beruflichen Aufgaben übernimmt, ob das Produkt überhaupt in Frage käme und wie hoch das Budget ist. So kommen Sie durch gezieltes Fragen und entsprechende Angebote Ihrerseits schneller ans Ziel.

Tipp: Sie sprechen ein Drittel, Ihr Kunde zwei Drittel – das garantiert Ihnen eine positive Interaktion und Dynamik. In Ihrem Drittel stellen Sie die richtigen Fragen, um das Gespräch nach vorne zu bringen.

 

Mit der richtigen Gesprächsführung zum Vertragsabschluss

Meinungen, Ansichten und Kritik offen diskutieren und Informationen bereitwillig austauschen – so sieht in der Regel die Idealvorstellung eines anregenden Beratungsgesprächs aus. Damit Inhalts- und Beziehungsebene im Gespräch zwischen dem potentiellen Kunden und Ihnen nicht auseinanderklafft, ist es wichtig die wirkliche Kundensituation zu erkennen. Auf welche Impulse ein Kunde reagiert und welches seine zu berücksichtigenden Motive sind. Wie zuvor schon angesprochen – seien Sie ein guter aber auch aktiver Zuhörer und betreiben Sie zielorientierte Gesprächsführung. Durch genaues Hinhören, können Sie mögliche Sorgen oder Ängste Ihres Gegenübers wahrnehmen und durch konkrete Lösungsvorschläge diese aus dem Weg räumen. Sobald sich Ihr Gesprächspartner sicher fühlt, ist dieser schon einen großen Schritt weiter auf dem Weg zum Vertragsabschluss.

Um sich Ziele für ein Verkaufsgespräch zu setzen, müssen Sie sich vorbereiten. Mit welchen Kunden habe ich größtenteils auf der Messe zu tun? Wie kann ich meine Angebote auf Kundenbedürfnisse abstimmen? Der Verständnisprozess folgt dann durch aktives Zuhören. Dadurch können Sie den Kunden verstehen um selbst verstanden zu werden. Akzeptieren Sie die Sichtweise des Kunden, selbst wenn sie im Gegensatz zur eigenen steht. Zeigen Sie in jedem Fall Verständnis für dessen Bedenken. Falsche Versprechungen sind natürlich tabu. Im Endspurt in Richtung Vertragsabschluss sind lange Monologe kontraproduktiv. Denn: Zeit ist kostbar und Zeit ist Geld.

Tipp: Ziele setzen! Setzen Sie sich zu Beginn des Verkaufsgesprächs Ziele und behalten Sie diese im Auge. Zudem bringt eine durchdachte Gesprächsführung Dynamik in die Verkaufsberatung. Geben Sie Ihrem Gegenüber Raum für seine Bedenken und Sorgen und hören Sie zu. Verfallen Sie nicht in endlos lange Monologe.

 

Auffallen um jeden Preis und nutzen Sie jede Kontaktchance

Ihre Konkurrenten sind wortwörtlich direkt nebenan. Überlegen Sie daher, welche Kontaktpunkte oder –möglichkeiten Ihr Messeauftritt bietet. Das gilt für Marketingmaßnahmen vor, während und nach der Ausstellung. Machen Sie sich im Vorfeld ausreichend Gedanken, mit welchen begleitenden Maßnahmen Sie auffallen können, um sich mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung von der Konkurrenz abheben zu können. Egal ob Promotions, Gewinnspiele, Präsente, Sponsorings oder andere Kommunikationsmöglichkeiten – nutzen Sie sie! Glänzen Sie mit Ihrem Auftritt, dann hinterlassen Sie einen besonders guten Eindruck bei den Besuchern.

Je emotionaler Ihre Botschaft ist, desto erfolgreicher können Sie potenzielle Kunden in Gespräche verwickeln. Auch hier lautet die Devise: Fragen stellen und Interesse zeigen. Natürlich müssen Sie und Ihre Mitarbeiter gut geschult sein, um auf Fragen die Ihre Produkte, Dienstleistungen oder Ihr Unternehmen betreffen eine passende Antwort zu haben. Wenn die richtige Antwort mal nicht parat ist, gehen Sie gemeinsam mit dem Gesprächspartner den Dingen auf den Grund. Am Ende des Gesprächs sollten Sie sich für sein Interesse bedanken, das gibt Ihrem Gegenüber zusätzlich das Gefühl, wichtig zu sein. Damit sich ein potenzieller Kunde an Sie erinnert, sollten Sie möglichst viele Sinne des Kunden ansprechen. Haben Sie immer Material bereitstehen, das Sie ihm zeigen können. Geben Sie ihm gern auch etwas in die Hand, um sich selbst ein Bild von allem machen zu können.

Tipp: Machen Sie Ihre Besucher mit passenden Marketingmaßnahmen auf sich aufmerksam. Das schafft Vertrauen und zugleich Nähe. Ob haptisch oder visuell – je mehr Sinne Sie ansprechen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den Besuchern im Gedächtnis bleiben.

 

Vergiss mein nicht

Bevor das eigentliche Kundengespräch beginnt, können Sie bereits bei der Begrüßungszeremonie bzw. beim Vorstellungsritual einen Austausch der Visitenkarten forcieren. Diese enthalten alle wichtigen Daten wie Namen, Titel, Funktion, Telefonnummer(n) sowie E-Mail des Karteninhabers. Ein Austausch sollte aber spätestens im Anschluss an das geschäftliche Gespräch oder einen Small Talk erfolgen, um nicht in Vergessenheit zu geraten. Denn ein Messebesucher unterzeichnet bei weitem nicht direkt bei Ihnen am Stand einen Vertrag. Durch den Visitenkartentausch kann eine weitere Kommunikation auch noch nach der Messeveranstaltung stattfinden, damit letzte Details für eine Vertragsunterzeichnung besprochen werden können.

Alternativ können Sie für jeden Interessenten eine sogenannte Lead Card erstellen. Auf dieser notieren Sie die nötigen Kontaktdaten, aber auch weitere Informationen, die Sie im Gespräch aufschnappen konnten. Das können zum Beispiel die zuvor angesprochenen Vorbehalte Ihres Gegenübers sein. Aber auch Interessen abseits des eigentlichen Themas sind relevant. Wenn Sie wissen, wie Ihr Gegenüber tickt und was ihm gefällt, können Sie genau den richtigen Kanal nutzen, um Ihn zu erreichen und haben für die nächste Kontaktaufnahme gleich den passenden Einstieg parat.

Tipp: Unterbreiten Sie Interessenten das Angebot, Ihnen weiteres Informationsmaterial zuzusenden. So kommen Sie schnell und zuvorkommend an die entsprechenden Personendaten. Halten Sie von Ihrer Person Visitenkarten parat. Ratsam ist die Verwendung einer eleganten, aber dezenten Karte. Entgegnen Sie den Besuchern immer mit der Haltung, die Sie sich selbst von einem potenziellen Geschäftspartner wünschen würden – so geraten Sie nicht in Vergessenheit.

 

Zu guter Letzt: Vergessen Sie die Auswertung nicht

Die Messe ist vorbei – nun geht es an die Auswertung. Wie sieht Ihre Kundengewinnung aus – sind aus Besucher bereits Kunden geworden? Wie viele Bestandskunden haben Sie auf der Messe angetroffen? Haben Sie erstmalig Neukunden auf der Messeveranstaltung getroffen? Die detaillierte Messenachbereitung ist die Quintessenz für zukünftige Verkaufserfolge. Eine solche Auswertung können Sie beliebig weiterführen um aus Interessenten weitere Kunden zu gewinnen. Beispielsweise können Sie Ihre ausgefüllten Lead Cards durchgehen, dort haben Sie vielleicht bereits festgesetzte Verkaufstermine vereinbart.

In Ihrer Auswertung sollten Sie auch festhalten, ob Sie selbst Innovationen und Neuigkeiten von dieser Messe mitgenommen haben. Vielleicht hatten Sie auch Pressekontakte, woraus Veröffentlichungen resultiert sind? Beantworten Sie Fragen, nur so ist eine wirtschaftliche Erfolgsbeurteilung Ihres Messeauftritts im Nachhinein möglich.

Tipp: Ein Fazit und eine Auswertung Ihres Messeauftritts durchzuführen lohnt sich allemal, um so eine Basis für den „Return on Invest“ zu legen.

 

In diesem Sinne wünschen wir Ihnen einen erfolgreichen und spannenden Messeauftritt!

Mobile Messewände dienen als idealer Werbeträger

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Machen Sie Ihren Messeauftritt unverwechselbar! Mit einem individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Faltdisplay optimieren Sie Ihr Messemarketing und erregen nicht nur Aufmerksamkeit, sondern strahlen bei Ihrem Messeauftritt Professionalität aus.

Der Messestand ist das Herzstück eines jeden Messeauftritts und spiegelt die Corporate Identity Ihrer Marke, Ihres Unternehmens oder Ihres Produktes wieder. Hier fängt Werbung an! Mit dem passenden Display lässt sich der Messestand einfach, schnell und günstig selbst gestalten. Die Messewand kann der vorhandenen Ausstellungsfläche entsprechend angepasst werden, lässt sich kinderleicht auf- sowie abbauen und ohne großen Aufwand sehr kompakt transportieren. Das mobile Messedisplay ist immer wieder einsetzbar und dabei dennoch flexibel: Je nach Anforderung können Sie Ihre Stellwand mit dem nötigen Motiv bestücken und nach Bedarf neue Druckbahnen designen und bestellen – das Grundgestell kann weiterhin verwendet werden.

Neben einer riesigen Auswahl an Größen, Formen und Materialien lassen sich Messewandsysteme mit weiteren Displays oder anderem Zubehör wie der passenden Theke, Prospektständern oder weiteren Werbeaufstellern im einheitlichen Design kombinieren. Diese Vielfältigkeit an verschiedenen Möglichkeiten bereitet Ihnen einen klaren Marketingvorteil gegenüber einem starren Medium. Mobile Messewände bestehen meistens aus einem faltbaren Scherengittersystem (auch bekannt als Messespinne oder Z-Wand), welches wie eine Ziehharmonika auseinander gezogen wird. Dies garantiert neben einer einfachen auch eine schnelle Montage und lässt sich von nur einer Person meist werkzeugfrei montieren. Das hochwertige und leichte Aluprofil eines PopUp-Systems zeichnet sich zudem durch seine Langlebigkeit sowie Robustheit aus.

 

Die Planung Ihres Messedisplays ist das A und O

Der erste Eindruck zählt! Ist Ihre Event- beziehungsweise Messepräsentation in sich schlüssig und authentisch, sticht Ihr Stand aus der Ausstellermasse hervor und zieht die Besucher an. Das Standdesign entscheidet darüber, ob Sie ein einheitliches Image transportieren und für die Besucher ein Markenerlebnis schaffen. Umso wichtiger ist es, mit einem durchdachten Standkonzept zu überzeugen. Dadurch bleiben Sie den Standbesuchern langfristig im Gedächtnis und gewinnen garantiert neue Kunden. Das richtige Präsentieren will gelernt sein, fallen Sie auf und setzen Sie Ihren Messestand richtig in Szene. Ein schlichter Messestand weckt beim Besucher kaum Interesse, erzeugen Sie also Aufmerksamkeit. Achten Sie bei der Planung auch darauf, dass Ihr Standkonzept bei weiteren Messen, Events oder Ausstellungen erneut angewendet werden kann. Das spart zukünftig Planungszeit und Materialkosten. Wenn Sie sich bei Ihrer Planung für ein Faltdisplay mit oder ohne weitere Bauteile entschieden haben, geht es ans Eingemachte – dem Design. Oftmals benötigt man hierbei die Hilfe von Profis, da zu einem das Wissen und zum anderen die nötige Software fehlt. Einige Onlineshops, die die mobilen Messewandsysteme vertreiben, bieten entsprechende Grafikdienstleistungen an.

 

Tipps für ein erfolgreiches Standkonzept

Faltdisplays sind praktisch und eignen sich für jede Veranstaltung, jedoch sollten Sie beim Design auf eine konsistente Farbgebung und die Einhaltung Ihrer Unternehmensidentität achten – so sorgen Sie für Wiedererkennungswert und schaffen eine besondere Atmosphäre. Setzen Sie Farbe nur bewusst und in Maßen ein. Farbliche Akzente können wichtige Highlights und Logos sein. Hinsichtlich Form, wie beispielsweise gerader oder gebogener, und Material, Magnetbahnen oder Bannerstoff, haben Sie eine Vielzahl an verschiedenen Möglichkeiten. Kommt es zur Layouterstellung, nutzen Sie das Experten-Knowhow und die technischen Möglichkeiten des Onlineshops. Gehen Sie auf Nummer sicher und buchen Sie einfach ein je nach Aufwand optionales Grafikpaket zu Ihrer Messewand-Bestellung hinzu. Die Grafikexperten unterstützen bei der grafischen Konzeption von Präsentationen in Bezug auf Layout, Farben und Schriften unter Berücksichtigung des Corporate Designs. Sie haben bereits eine Grafik vorliegen, möchten diese aber zu Ihrer Sicherheit vor dem Druck auf Drucktauglichkeit prüfen. Dann buchen Sie einen Profi-Datencheck zu Ihrer Faltdisplay-Bestellung hinzu. Die Grafikexperten des Onlineshops werden Ihre gesendeten Daten genau kontrollieren; wichtig sind Farbräume, Auflösung und Abstände zu den Druckrändern.

Das aufgestellte Display sorgt dafür, dass die Gestaltung des Messestandes mit genügend Werbefläche ausgestattet wird. So bringen Sie wichtige Informationen und Werbebotschaften marketingwirksam ans Publikum. Die Auswahl und Funktionalität bei den Messewand- bzw. Präsentationssystemen ist riesig. Neben den Standardgrößen der PopUp-Faltdisplays bieten auch viele Hersteller Standsysteme mit zahlreichen Gestaltungsmöglichkeiten an, welche sich auf Ihre Bedürfnisse anpassen lassen. Zudem gibt es für die meisten der mobilen Displays hochwertig verarbeitete Spotlights, Halterungen für die Installationen von Monitoren und vieles mehr. Dabei sind der Individualität kaum Grenzen gesetzt. Bei der Fülle der Gestaltungsmöglichkeiten sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die verschiedenen Bauteile eines Messestands im Sinne des Corporate Design passend aufeinander abgestimmt sind.

 

Unser Fazit: Die mobile Messewand (auch Faltdisplay) ist ein hervorragender Blickfang für eine plakative Präsentation Ihrer beworbenen Produkte oder angebotenen Dienstleistungen. Dank dessen durchdachter Technik lässt sich das Display für den Transport mühelos auf ein erheblich kleineres Packmaß verringern. Das PopUp-System kann zudem, je nach Bedarf, mit verschiedenen Grafiken verwendet werden und ist somit flexibel einsetzbar, ohne dass Sie das komplette System austauschen müssen.

Teil 1: Der erfolgreiche Messeauftritt – Ein Überblick

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Neues Jahr – neuer Messeauftritt! Die Messesaison ist gestartet und viele Unternehmen sind mittendrin in Ihrer Planung, bei einigen steht sie erst noch bevor. Es kann jedoch nie früh genug mit der Messeplanung begonnen werden. Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, wie Sie eine gelungene Messe planen, durchführen und nachbereiten. Zuallererst wollen wir Ihnen jedoch die Bedeutung eines Messeauftritts näher bringen.

In Zeiten der verstärkten digitalen Verständigung, stellen je nach Sparte Messen für B2B-Unternehmen eine wichtige Komponente im Marketing-Mix dar. Das belegt unter anderem die Studie „Messetrend 2017“ des AUMA (Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der deutschen Wirtschaft). Demnach geben über 80 Prozent aller Unternehmen an, dass Messen für sie ein sehr wichtiges Medium ihrer Kommunikation sind. Damit rangiert dieser Sektor auf dem zweiten Platz hinter der Unternehmenswebsite. Aus der Studie geht auch hervor, dass deutsche Aussteller in der Saison 2018 durchschnittlich knapp 10 Messen planen – 6 in Deutschland und 4 im Ausland.

Gerade B2B-Unternehmen benötigen reale Marktplätze, um mit potentiellen Kunden und weiteren Zielgruppen in Kontakt zu treten. Bei einem Messeauftritt können Unternehmen vielfältige Kommunikationsaktivitäten entfalten. Von der Neukundengewinnung und Stammkundenpflege, über Verkaufsförderung und Steigerung des Bekanntheitsgrades, bis hin zur internen Kommunikation, Imageverbesserung und Werbung. Eine Messe spricht alle Sinne an, welche die Besucher in eine emotionale und thematisierte Unternehmens-, Produkt- oder Markenwelt entführen. Es werden Vertrauen, Zuverlässigkeit und das Eingehen auf individuelle Anforderungen transportiert, was ein Onlineshop, ein Werbebrief oder eine Anzeige nicht leisten können. Durch eine hohe emotionale Beteiligung des Besuchers auf der Messe entsteht ein Gemeinschaftserlebnis des Kunden mit dem Unternehmen.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die wichtigsten Branchenausstellungen. Erstellen Sie sich am besten eine Jahresplanung, in welcher sowohl regionale als auch bundesweite Veranstaltungen vermerkt werden. Überlegen Sie zudem, ob nicht auch ein Auftritt im benachbarten Ausland möglich sein könnte. Prüfen Sie, an welchen Messeveranstaltungen die Firma teilnehmen sollte. Beachten Sie dabei die personellen und finanziellen Ressourcen des Unternehmens.

 

Vorbereitung – Messeziele & Kosten definieren

Bei einem Messeauftritt sollten Sie höchstes Augenmerk auf die Vorbereitung legen, da viele Herausforderungen auf Sie warten. Die Begeisterung für Ihre Produkte verspricht noch lange keinen erfolgreichen Messeauftritt. Definieren Sie zunächst die Messeziele. Diese lassen sich aus Ihren Marketing- und Unternehmenszielen bestens ableiten. Als Aussteller sollten Sie versuchen, die Messeziele messbar zu definieren. Nur so können Sie im Anschluss an die Messe eine aussagekräftige Nachbereitung durchführen, welche Ziele erreicht wurden und wie groß der Erfolg der Präsentation war. Die Zielsetzungen geben sozusagen Ihr Messekonzept vor. Entwickeln Sie dieses idealerweise mit Vertrieb, Marketing, PR und Product Management zusammen.

Ziele könnten sein:

  • Ansprache einer bestimmten Zahl von relevanten Neukontakten
  • Zahl der Gespräche mit bestehenden Kunden
  • Termine mit der einschlägigen Fachpresse
  • Effekte in Bezug auf das Firmenimage
  • konkrete Umsatzziele

Sind Ihre Ziele definiert, sollte man die Kostenseite kalkulieren:

  • Was kosten Standmiete, Standbau, Messeausstattung?
  • Höhe der Betriebskosten (Strom, Wasser, Entsorgung)?
  • Wie viele interne Personalaufwendungen fallen an?
  • Brauche ich externes Standpersonal (Hostessen), wenn ja wieviel?
  • Wie viele Fahrt- und Hotelkosten fallen an?
  • Wie teuer wird der Vor-Ort-Service (Catering)?
  • Kosten für Kommunikationsmaterialien wie Kataloge, Flyer, Broschüren, Werbegeschenke?
  • Kosten für Schulung des Messeteams?

Diese Kosten sollten dann im Verhältnis zum Nutzen gesetzt werden. Sind Ziele definiert und Kosten berücksichtigt, geht es an den Messeauftritt.

 

Gutes Standdesign

Sie sollten sich frühestmöglich mit der Planung Ihres Messestands befassen. Denken Sie beim Designen beziehungsweise für die Beauftragung der Gestaltung des Messestands an folgende Worte: Gutes Standdesign ist zielkompatibles Standdesign – versuchen Sie alle Sinne Ihrer Besucher anzusprechen. Beziehen Sie bei Ihrer Planung auch nachhaltige Überlegungen mit ein, sodass Bauteile mehrfach verwendet werden können.

Die meisten Messeveranstalter erlassen Vorschriften, wie groß und aus welchen Materialien ein Messestand gebaut werden darf. Erkundigen Sie sich auch, ob es beispielsweise Anschlüsse für eine kleine Küche gibt. Lassen Sie sich die Vorschriften und Bebauungsunterlagen rechtzeitig vor der Planung Ihres Stands zukommen.

Neben der Präsentationsfläche Ihrer Produkte und Fläche für Werbeaktionen sollten Sie sich Gedanken machen, ob Sie vielleicht einen Raum benötigen, in dem vertrauliche Gespräche geführt werden können. Kalkulieren Sie eventuell auch zusätzlichen Platz für ein ausreichend großes Materiallager mit ein.

Machen Sie sich daher genauestens Gedanken über funktionale Bereiche und teilen Sie Ihren Messetand in verschiedene Zonen auf: Orientierungszone, Informationszone, Beratungszone, Kommunikationszone, Bewirtungszone, interne Zone. Dadurch verhindern Sie gestörte Interaktionen zwischen Ihnen und Ihren Standbesuchern. Zudem gibt es weniger dichtes Gedränge und Chaos zu Stoßzeiten.

 

Inszenierung des Messeauftritts

Zu den wichtigsten Faktoren eines Messeauftritts zählen ein passendes Standkonzept, um Ihre Marke und Produkte erlebbar zu machen, kompetentes Standpersonal und begleitende Maßnahmen von der Einladung Ihrer Stammkunden bis zum Nachfass-Mailing.

Der Messestand sollte eine angemessene Bühne bieten, angepasst an das Messeprogramm. Beachten sollte man dabei auch Konferenzen, Roadshows und ähnliches. Machen Sie aus Ihrem Messestand einen Erlebnisraum,  auf der die Standbesucher das Unternehmen, die Firmenmitarbeiter und das Corporate Brand erleben.

Aber nicht nur der Messestand bildet die Visitenkarte des teilnehmenden Unternehmens. Der Messeerfolg steht und fällt auch mit der Qualität des Standpersonals. Bereiten Sie die Besatzung frühzeitig auf die Messe vor. Das Standpersonal sollte gut geschult werden und in der Anzahl zur Standgröße passen. Klären Sie die Aufgaben sowie die Aufstellung miteinander ab. Vergessen Sie dabei nicht die „Dos and Don´ts“. Zudem ist festzulegen, welche Standkleidung zu tragen ist und welche Namensschilder gedruckt werden müssen.

Der Messestand und das Standpersonal sind das Herzstück einer erfolgreichen Messe.

 

Akquise auf Messen – Besucher gezielt erreichen

Auf einer Messe treffen Sie als Aussteller auf viele Menschen, aber wie gelingt es, aus neuen Kontakten Kunden zu machen? Machen Sie sich beispielsweise Gedanken über Aktionen am Stand. Neben der Inszenierung von Stand und Produkten und der Kompetenz des Personals hinterlassen begleitende Maßnahmen einen guten Eindruck beim Standbesucher. Überlegen Sie sich bei der Messeplanung, ob Sie vor allem informieren oder eher unterhalten wollen.

Mögliche Aktionen auf dem Messestand:

  • Gewinnspiele
  • Verkostungen
  • Fotoaktionen
  • Live-Produktpräsentationen
  • Demo-Videos
  • Vorträge und Expertenrunden
  • Interaktive Tools & Installationen
  • Augumented- und Virtuell-Reality-Tools
  • Darstellung von Projekten anhand von Referenzkunden
  • u.v.m.

Eine Messe ist trotz abwechslungsreichen Aktionen kein Selbstläufer, um Standbesucher als neue Kunden zu gewinnen. Darum ist es sinnvoll, auch Wunschkunden gezielt einzuladen. Eine Messebeteiligung mit der Hallenmiete, Stand und Personal kostet schnell viel Geld. Warum also nicht gezielt Geschäftspartner terminieren, die dann zum Ausstellungsort kommen. Schließlich haben Sie neben dem Geld auch viel Zeit in die Planung Ihres Messestands investiert. Dieser bietet sich nun als schöner Ort für gute Gespräche regelrecht an.

 

Transport, Anreise und Ausstellungstag(e)

Bevor Sie sich auf die Reise zu Ihrem Messestand begeben, prüfen Sie, dass der Transport von der Büroklammer über das Ausstellungsstück bis zur Sitzgruppe organisiert ist. Alles muss rechtzeitig vor Ort sein. Denken Sie auch an den Rücktransport der Materialien und beispielsweise an die Einlagerung Ihres Messestands nach dem Ende der Ausstellung.

Frühzeite Abreise – machen Sie und Ihr Team sich rechtzeitig auf den Weg und vergessen Sie wichtige Dokumente nicht, wie beispielsweise die Ausstellerausweise, Visitenkarten oder Besucherfragebögen. Nachdem Sie angekommen sind und alles präpariert haben geht es ans Eingemachte. Auf der Messe spielt Ihr Stand eine Schlüsselrolle: Er soll zum einen die Aufmerksamkeit der Besucher auf sich lenken, zum anderen wollen Sie hier Ihre Produkte wirkungsvoll präsentieren. Mit einem guten Standdesign verleihen Sie Ihrer Marke ein unverwechselbares Erscheinungsbild, einen individuellen Charakter und damit eine einzigartige Corporate Identity – anders gesagt: Sie machen Ihre Marke erlebbar.

Versuchen Sie und Ihr Team mit Standbesuchern ins Gespräch zu kommen, Kontakte zu knüpfen und zu netzwerken. Vorbereitete Aktionen wie beispielsweise Gewinnspiele oder Vorträge helfen dabei. Beobachten Sie andere Messeaussteller und tauschen Sie sich gegebenenfalls aus, so sammeln Sie Inspiration oder Erfahrungen für Ihren nächsten Messeauftritt.

Sollte am Messetag mal nicht alles nach Plan laufen und etwas schiefgehen, bewahren Sie Ruhe und versuchen Sie eine Lösung zu finden. Sie haben Ihre Visitenkarten vergessen? Dann schreiben Sie bei Ihrer Kundenakquise Ihrem Gegenüber doch gleich eine E-Mail mit Ihren Kontaktdaten. Ihnen sind Ihre hochwertigen Werbegeschenke ausgegangen? Dann senden Sie Ihrem Kunden im Nachgang der Messe ein individuell konfiguriertes Angebotspaket mit einem Give-Away zu.

 

Follow Up – Den Messeerfolg auswerten

Die Nachbereitung ist ein entscheidender Punkt eines Messeauftritts. Ganz nach dem Motto: Nach der Messe ist vor der Messe. Werten Sie Ihren Messeauftritt im Anschluss aus und verarbeiten Sie die gesammelten Leads, nur dann hat sich Ihre Mühe auch wirklich gelohnt. Egal ob Sie kurz nach der Messe einen Anruf tätigen, eine E-Mail schreiben oder ein postalisches Dankesschreiben verfassen. Jede dieser Formen signalisiert beim Kunden Wertschätzung und Interesse.

Nehmen Sie sich nach der Messe genügend Zeit, um alle tatsächlich angefallenen Kosten mit den geplanten Kosten zu vergleichen. Setzen Sie sich außerdem mit Ihren im Vorfeld definierten Zielen auseinander und werten diese systematisch aus. Nur so können Sie das große Potential, was ein Messeauftritt bietet, auch vollständig ausschöpfen. Sammeln Sie bei Ihrer Nachbereitung auch Feedback von Ihrem Messeteam.

Sie sehen, viele Faktoren führen zu einem überzeugenden und erfolgreichen Messeauftritt. Mit einem gut überlegten Konzept, klarem Design und guten Ideen werden Sie Ihren Besuchern im Gedächtnis bleiben und wertvolle neue Kontakte knüpfen. Das Easydisplay-Team wünscht Ihnen viel Erfolg für Ihre künftigen Messeauftritte!

Extra-Tipp:
Sichern Sie sich ab: Fragen Sie bei Ihrer Versicherung nach, ob die bestehenden Policen auch bei Messeauftritten gelten. Folgende Risiken sollten Sie auf jeden Fall abdecken: Transportschäden, Feuer, Diebstahl und Haftpflicht.