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Erfolgreich auf Messen kommunizieren – die vier wichtigsten Gesprächsphasen

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Die direkte Kommunikation ist ein wichtiges und entscheidendes Instrument, um auf Messen den Image-Aufbau und die Kundengenerierung zu fördern. Dabei spielt die effektive Ansprache der Zielgruppen eine entscheidende Rolle, achten Sie bei den Unterhaltungen darauf, dass Dialoge und keine Monologe geführt werden. Leider ist immer noch weit verbreitet, dass besonders die Informationsübergabe an die Kunden von hoher Relevanz ist. Doch die Mischung zwischen Informationen geben und richtiges Fragen führt zum Ziel. Im Folgenden stellen wir Ihnen die 4 wichtigsten Gesprächsphasen auf Messen vor.

Ein Messeauftritt offeriert eine der besten Gelegenheiten, um neue Kunden zu gewinnen und Bestandskunden zu pflegen. Viele Unternehmen unterschätzen das Potential der Kundengewinnung und -bindung auf Messen und sehen es als reine Zeitverschwendung. Sie legen ihren Fokus eher darauf, sich besonders gut und umfangreich auf einem Messe-Event zu präsentieren und von ihrem Unternehmen und den jeweiligen Angeboten zu sprechen. Der richtige Ansatz ist jedoch ein Dialog zwischen Aussteller und Zielgruppe. Beim Networking finden Sie durch gezieltes Nachfragen heraus, was Ihre Kunden eventuell von einem Kauf oder einer Vertragsunterzeichnung abhalten könnte und was demjenigen noch an entscheidenden Informationen fehlt, um gemeinsam zu einem erfolgreichen Ergebnis zu kommen.

Gerade wenn Sie auf einer Messeveranstaltung einen Kunden zum ersten Mal treffen, wissen Sie in der Regel noch wenig über ihn. Mit offenen Fragen, wie den W-Fragen, können Sie bei Ihrem Gegenüber die nötigen Informationen abrufen, was ihm bei der Kaufentscheidung wichtig ist. Denn auf die offenen W-Fragen kann der Gesprächspartner nicht einfach mit ja oder nein antworten.

Bevor wir zu den vier Gesprächsphasen kommen, möchten wir auf ein paar wichtige Grundlagen der Kommunikation eingehen, die Sie bei jedem Gespräch beherzigen sollten:

Zuhören – wir haben zwei Ohren, aber nur einen Mund

Hören Sie offen und interessiert zu, stellen Sie Fragen und geben Sie dem Kunden das Gefühl, dass er wirklich verstanden wird. Dadurch verbessert sich nicht nur die Beziehung, sondern auch die Gefahr von Missverständnissen verringert sich – Vertrauen entsteht und kann sich entwickeln. Lernen Sie, sich beim Gesprächsverhalten selber zu beobachten. Während Sie also hier diesen Text lesen, schauen Sie gleichzeitig auf sich selbst – Ihre Sitzhaltung, Gedanken, Befindlichkeit etc. Stellen Sie sich die Frage, ob Sie tatsächlich konzentriert zuhören. Ein Indikator der bei Dialogen oft dagegen spricht, ist meist, dass man schon während der Gesprächspartner seine letzten Sätze formuliert darüber nachdenkt, was man als Nächstes sagen möchte. Auch wenn man selbst meint, man könnte sowohl alle Informationen des Gegenübers aufnehmen, als auch eigene Gedanken formulieren – Sie liegen falsch. Bei Gesprächen kommt es auf die richtige Verteilung der Gesprächsanteile an, der Kunde bekommt den Löwenanteil. Als Faustregel gilt: Der eigene Gesprächsanteil liegt bei ein Drittel, der Kunde bekommt zwei Drittel.

Zwischenmenschliche Kommunikation und kein Verhör

Eine wirkungsvolle Kommunikation besteht aus Empathie, aktives Zuhören und die richtige Fragestellung. Dabei sollte ein Gespräch keinesfalls in ein regelrechtes Kreuzverhör ausarten. Zu viele Fragen hintereinander oder falsch angewandte Fragen rauben auch dem geduldigsten Gesprächspartner irgendwann den letzten Nerv. Lernen Sie, die richtigen Fragen zum richtigen Zeitpunkt zu stellen und geben Sie Ihrem Gesprächspartner Gelegenheit, seine Ideen zum Ausdruck zu bringen. So werden auch eventuell unklare Aspekte einer Diskussion bereinigt. Achten Sie beispielsweise auf die Körperhaltung Ihres Gegenübers. Nimmt derjenige eine Körperhaltung mit verschränkten Armen ein, so kann dies als negative, abwehrende Haltung wahrgenommen werden. Die Bedeutung des Armeverschränkens kann hierbei vielseitig sein: Unwohlsein, Stress, Ablehnung, Schutz, Teilnahmslosigkeit, Frust, schlechte Laune und vieles mehr. Um die Situation zu entschärfen, kontern Sie am besten mit einer bewussten, lockeren Körperhaltung (nicht schlaksig!) und einem freundlichen Lächeln. Auch hier gilt wieder: Das richtige Maß ist wichtig für den Erfolg eines Gesprächs.

Mit der richtigen Struktur auf der Messe glänzen

Bereiten Sie Ihr Team und sich selbst für den Messeauftritt nicht nur in puncto Fragen und Fragetechniken gut vor, achten Sie auch auf die nonverbale Kommunikation – Ihre Körpersprache. Zum einen verrät die Körpersprache Ihrem Gesprächspartner schnell, wie selbstsicher und freundlich Sie sind, zum anderen strahlt selbstsicheres Auftreten hohe Kompetenz aus. Um einen entsprechenden Effekt zu erzielen, sollten Sie Ihre Schultern entspannen und auf keinen Fall verkrampft hochziehen. Letzteres lässt Sie nämlich deutlich kleiner und unsicher wirken. Freiraum ist wie die offene Körpersprache genauso wichtig zur Verständigung. Halten Sie also zu Ihrem Gesprächspartner die nötige Distanz, damit er sich wohlzufühlen kann – das ist hier wörtlich gemeint. Kommen Sie Ihrem Gegenüber bei der Kommunikation nicht zu nahe, halten Sie ungefähr einen Abstand von 50 bis 120 cm. Ein freundliches und sicheres Auftreten baut bereits genug Nähe zwischen Ihnen Menschen auf. Nach all den vielen Messegesprächen ist es zeitweise schwer, sich alle Informationen merken zu können. Daher sollten Sie darauf achten, dass alle notwendigen Informationen notiert werden. Es ist sinnvoll eine Art Kundenformular zu erstellen, auf dem entsprechende Notizen gesammelt werden. Gestalten Sie dieses Formular so simpel und kundenfreundlich wie möglich, beispielsweise mit vielen Multiple-Choice Fragen.

 

Um Ihnen nun auch ganz genaue Informationen an die Hand zu geben, haben wir eine Art Fragenkatalog zusammengestellt, an dem Sie sich orientieren und so ein besseres Gefühl für die Thematik bekommen können:

1. In ein Gespräch mit Messebesuchern richtig einsteigen

– Die Eröffnungsfragen –
First things first – zu Beginn eines Akquise-Gesprächs signalisieren Sie mit einem freundlichen Lächeln und einem offenen Blick Gesprächsbereitschaft. Ergreifen Sie selbst die Initiative und sprechen Sie Ihre Standbesucher an. Hier gilt dann: Offene Fragen bringen ein Gespräch voran. Stellen Sie dafür beispielsweise den Klassiker unter den W-Fragen. „Was machen Sie beruflich?“ ist zwar simpel, bedeutet aber einen einfachen Gesprächseinstieg. Im Anschluss lassen sich so eine Reihe von Anknüpfungspunkte finden, etwa zu den personenbezogenen Daten Ihres Gegenübers, wie Name, Unternehmen, Branche und Kontaktmöglichkeiten. Fragen Sie sich selbst vor dem Messeauftritt, an welches Ziel die jeweiligen Fragen einen selbst und auch den potenziellen Neukunden bringen sollen. Besonders die W-Frage, wie vertraut Ihr Gegenüber mit Ihrem Unternehmen ist, kann von großem Interesse sein. Denn so können Sie leichter passgenaue Informationen herausgeben und Ihre Gesprächszeit optimal nutzen.

Auch der tatsächliche Beweggrund des Gesprächspartners, die jeweilige Messe überhaupt zu besuchen, kann mit einer W-Frage ermittelt werden. Die Frage ist besonders interessant, da die Antwort, die Sie auf diese Frage bekommen, ausschlaggebend für Ihre Argumentation im Hinblick auf einen Vertragsabschluss sein kann. Oft formulieren die Messebesucher hier konkrete Wünsche und Ziele für den Tag, die Sie wiederum für sich und Ihr Anliegen nutzen können. Doch nicht jeder spricht solche konkreten Dinge von sich aus an, dafür sind Sie und Ihr Team zuständig, um genau diese Themen in den Fokus zu setzen. Zu Beginn eines Gesprächs könnte ebenfalls abgetastet werden, wo in etwa das Unternehmen am Markt positioniert ist.

 

2. Wie Sie mit Messebesuchern im Gespräch bleiben

– Bleiben Sie am Ball –
The Show must go on – nun haben Sie schon mal einen guten Weg in das Gespräch gefunden. Doch wie soll es weitergehen? Ganz klar, Sie müssen buchstäblich am Ball bleiben und weitere Fragen stellen. Hier ist weiterhin darauf zu achten, dass Sie offene und keine geschlossenen Fragen formulieren, also Ihr Gegenüber Sie nicht mit einem klaren “Ja” oder “Nein” abspeisen kann. Wenn Sie versuchen eine Frage zu gestalten, bleiben Sie am besten bei W-Fragen. Mit der Frage „Wodurch lassen Sie sich inspirieren?“ bringen Sie den anderen dazu, über sich selbst zu reflektieren – und das inspiriert. Bringen Sie hierbei die aktuelle Basis Ihres Unternehmens mit ein und stellen Sie beispielsweise aktuelle Produkte oder Leistungen vor. So filtern Sie Vor- und Nachteile heraus, die sich speziell für die Nutzer ergeben.

Wichtig bei derartigen Fragen ist immer, wie sie formuliert werden. Gehen Sie lieber etwas vorsichtiger vor, als zu forsch oder eventuell zu plump. Auch eine sanfte Aufforderung, wie “Erzählen Sie mir mehr von XYZ….” kann dabei helfen, an weitere Informationen zu kommen. Nehmen Sie dabei Ihren Gegenüber im Gespräch ernst, so bekommen Sie eine gute Basis für die darauffolgende Verhandlung. Auch Probleme oder Herausforderungen sind für Sie als Messestandbesitzer interessant. Fragen Sie ruhig, was Ihr Gesprächspartner glaubt, wie Sie ihm bei einem Problem helfen könnten.

Doch nicht nur Probleme oder Herausforderungen sind für Sie als Messestandbesitzer interessant. Auch all das, was in dem jeweiligen Unternehmen wirklich gut läuft, kann durchaus wichtige Faktoren enthalten. Nämlich, was Sie in Zukunft nach einem Vertragsabschluss besser beibehalten oder beachten sollten, um eine positive Grundstimmung innerhalb der Partnerschaft aufrechterhalten zu können.

Sollte mal in einem Dialog Kritik aufkommen, so sollten Sie diese als positives Signal verstehen. Denn hat Ihr Gesprächspartner etwas an Ihren Produkten, Leistungen oder Angeboten auszusetzen, sollten Sie besonders gut hinhören und diese Informationen für Strategien innerhalb des Gesprächs oder vielleicht sogar für eine Anpassung nutzen.

 

3. Die heiße Phase kommt zum Schluss, auch auf Messen

– Niemand bleibt vor der Zielgeraden stehen –
Short before the finish – um ein Produkt verkaufen zu können, müssen Sie bei Ihrem Gesprächspartner den Bedarf ermitteln, ob, wofür und wie derjenige Ihr Produkt nutzen kann. Solche wichtigen Informationen können Sie mit offenen Fragen ermitteln. Sie können beispielsweise fragen, was dem Kunden im Zusammenhang mit dem vorgestellten Produkt besonders wichtig ist oder ob es schon Berührungspunkte mit dem Produkt gab. Machen Sie sich klar, dass Sie an einem besonders wichtigen Punkt des Gesprächs angelangt sind. Es geht jetzt darum, zusammen mit Ihrem Gegenüber eine gemeinsame Richtung einzuschlagen. Im Optimalfall geht es natürlich in Richtung Vertragsabschluss. Auch in dieser Phase des Gesprächs dürfen Sie Ihren Gesprächspartner um eine Einschätzung in Hinblick auf eine mögliche Kooperation bitten.

Auch wenn der Kunde interessiert ist, kann es sein, dass dieser Einwände äußert. Zeigen Sie Verständnis für die Sorgen die der Besucher äußert. Führen Sie an, dass Sie die Bedenken nachvollziehen können und das es durchaus verständlich ist, wenn ein Angebot kritisch überprüft wird. Nutzen Sie diese Gelegenheit zu Ihrem Vorteil und führen Sie nochmal die positiven Eigenschaften des Produkts auf. Zusätzlich können Sie nach speziellen Wünschen für die gemeinsame Zukunft fragen und Ihrem Gesprächspartner die Erfüllung seiner Vorstellungen zusichern, oder ihm entsprechende Alternativen anbieten. Versuchen Sie aber, mit Blick auf Ihre Zeit und auch die des Messebesuchers, möglichst schnell eine Tendenz des Gesprächs herauszufiltern, um so den Dialog in die entsprechende Richtung zu lenken.

 

4. Auf Messen zum richtigen Abschluss kommen

– Keine Unterschrift heißt nicht gleich kein Abschluss –
Fish on the hook – In erster Linie bietet die Messe die optimale Möglichkeit, um professionelle Verkaufs- bzw. Beratungsgespräche in ungezwungener Atmosphäre zu führen. Dabei können Sie neue Kontakte knüpfen, aber auch bestehende Kontakte vertiefen. Merken Sie sich, das Ende einer Unterhaltung ist genauso wichtig, wie der Einstieg in ein Gespräch. Versuchen Sie die potentiellen Kunden ansatzweise für sich zu gewinnen und zeigen Sie Ihrem Gegenüber die eigentlichen Vorzüge Ihres Produktes auf. Nehmen Sie dabei Abstand von einem offensiven oder aggressiven Verkauf, gehen Sie lieber auf die Vorteile Ihrer Produkte oder Dienstleistungen ein. Besonders auf diejenigen, von denen der Kunde tatsächlich profitiert und die für ihn eine tatsächliche Lösung für sein Problem darstellen.

Es muss nicht zwangsläufig auf der Messe zu einem unmittelbaren Vertragsabschluss oder Verkauf kommen, denn der potentielle Kunde möchte sich häufig noch einmal anderweitig und in Ruhe informieren. Geben Sie dem Kunden seinen Freiraum und verabreden Sie lieber zum Ende des Gesprächs ein konkretes Procedere für den weiteren Kontakt. Fragen Sie Ihrem Gegenüber, ob er für die erneute Kontaktaufnahme selbst aktiv werden möchte oder ob Sie auf ihn zukommen dürfen. Durch die Methode der erneuten Kontaktaufnahme erhält der Interessent den Eindruck, dass dieser nicht gezwungen ist, etwas kaufen zu müssen. Natürlich dürfen Sie aber auch auf der Messe in die Offensive gehen, wenn durch zuvor gelungene Fragetechnik deutliches Interesse bei Ihrem Gesprächspartner besteht. Hier sollten Sie dann definitiv konkreter werden und das Gespräch nicht noch künstlich verlängern. Wie das Gespräch auch endet, ob mit erneuter Kontaktaufnahme oder einem Verkauf, abschließend ist es immer ratsam, wenn Sie sich am Gesprächsende noch einmal nach bestimmten Fragen, Wünschen oder Anmerkungen erkundigen und so einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Teil 2: Der erfolgreiche Messeauftritt – 8 einfache Tipps

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Nachdem Sie in unserem ersten Blogbeitrag zum Thema ´Der erfolgreiche Messeauftritt – Ein Überblick` eine Übersicht zu den wichtigsten Punkten erhalten haben, möchten wir nun mehr ins Detail gehen. Im zweiten Teil zu diesem Thema geben wir Ihnen 8 Tipps für Ihren Auftritt auf der Messe mit auf den Weg – so wird Ihr nächstes Messe-Meeting garantiert erfolgreicher.

Eine Messe ist immer eine hervorragende Möglichkeit um Ihr Unternehmen im besten Licht zu präsentieren. Beim Gastspiel kommt Ihr Unternehmen mit Interessenten und Besuchern aber auch mit Stammkunden direkt in Kontakt und kann so von Angesicht zu Angesicht über Produkte, Dienstleistungen, Unternehmensneuheiten sowie die geschäftlichen Beziehungen sprechen. Bei all den positiven Chancen die ein Messeauftritt mit sich bringt, birgt ein so unmittelbarer Kontakt aber auch Gefahren, auf die Sie von Anfang an achten sollten, damit Sie durchweg positive Kundenerlebnisse schaffen.

 

Knigge lässt grüßen

Der erste Themenkomplex ist zwar allgemein bekannt um sich mit Leichtigkeit auf dem unternehmerischen Parkett zu bewegen, sollte aber genau aus diesem Grund nicht unterschätzt werden – der Handschlag zur Begrüßung. Der Händedruck sollte fest, aber nicht zu fest sein. Ein zu lockerer Handschlag lässt wiederum eine Person schnell unsicher wirken. Achten Sie auf eine zugewandte Körpersprache und führen Sie Ihren Handschlag mit einer kurzen Auf- und Ab-Bewegung aus – begleitet von einem offenen Blick und einem Lächeln. Achten Sie auch auf die andere Hand, diese befindet sich zu dieser Zeit keinesfalls in der Hosentasche. Das wirkt zu lässig und respektlos. Sollte Sie der Interessent oder Kunde sitzend am Messestand antreffen, so stehen Sie zur Begrüßung auf.

Sein Gegenüber namentlich zu begrüßen, schafft eine persönliche Atmosphäre. Sollte der Name also bekannt sein, nutzen Sie diese Vorteilskarte. Ist dieser nicht vertraut, wird ein Dritter oder der Betreffende selbst ihn bei der Vorstellung nennen. Prägen Sie sich diesen ein, denn spätestens bei der Trennung sollten Sie das Gegenüber namentlich verabschieden. Ein höfliches Nachfragen ist daher bei der Namensvorstellung erlaubt, falls der Name kompliziert war oder akustisch nicht verstanden wurde. Schweißhände sind ein ebenso schlechter Start, denn Sie möchten kein Unwohlsein bei Ihrem potenziellen Kunden auslösen.

Tipp: Die Hände stets trocken halten und einen soliden Druck auf die Hand des Gegenübers ausüben. So steigen Sie immer gut in eine Verhandlung ein. Aber das allein ist nicht genug.

 

Offen und sicher – das wirkt kompetent

Lächeln, lächeln, lächeln – nur nicht aufgesetzt! Das ist erst einmal der einfachste Weg, um freundlich und zugewandt zu wirken. Mit Strenge und Distanz kann man niemanden in seinen Bann ziehen und folglich auch keine positive Grundstimmung aufbauen. Ein aufgeschlossenes Lächeln ist international verständlich und löst ein positives Gefühl bei Ihrem Gesprächspartner aus.

Doch nicht nur das Lächeln ist wichtig, um die Stimmung zu Beginn einer Unterhaltung in die richtige Richtung zu lenken. Folgendes ist zwar nicht in jeder Kultur üblich, aber in den meisten dennoch von hoher Relevanz – den Blickkontakt halten. Schauen Sie dem Kunden offen und freundlich in die Augen, das stimmt ihn positiv. Beachten Sie aber: Ein intensiver Blickkontakt ist nicht universell – er funktioniert nicht in allen Kulturen der Welt genau gleich und bedeutet auch nicht überall dasselbe. In Asien gilt es eher als unhöflich, Leuten regelrecht in die Augen zu blicken. In Japan beispielsweise ist es ein Zeichen von Respekt, jemandem nicht direkt in die Augen zu schauen.

Trotzdem sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie darauf achten mit Ihrem Gegenüber offen zu kommunizieren und ihn während Ausführungen oder Erklärungen anzuschauen. Meist sind internationale Besucher einer Messe darüber informiert, dass Augenkontakt in unserer Kultur Freundlichkeit und Respekt ausdrückt. Schaut man jemandem während eines Gesprächs direkt in die Augen, ist es wahrscheinlicher, dass man dessen Aufmerksamkeit und Vertrauen weckt.

Tipp: Lächeln nicht vergessen sowie Augenkontakt halten. Und noch ein kleiner Tipp aus der Psychologie – wenn man dem Gegenüber bei einer Unterhaltung mit seinem Blick von der Stirn bis zum Kinn “abscannt”, dann suggeriert das Selbstbewusstsein beim Gesprächspartner.

 

Kleider machen Leute

Das äußere Erscheinungsbild ist mindestens genauso wichtig, wie das richtige Auftreten. Wählen Sie daher mit Bedacht das Outfit Ihrer Mitarbeiter, denn angemessene Kleidung signalisiert Kompetenz und Seriosität. Ein einheitlicher Dresscode macht aus Ihren Angestellten zumindest optisch schon mal ein Team. Die Kleideranforderungen richten sich in erster Linie an die eigene Unternehmenskultur, aber auch ein Stück weit nach dem Charakter der Messe. Denken Sie bei der Auswahl immer daran: Die Mitarbeiter repräsentieren das Unternehmen. Daher gibt es bezogen auf den Kleidungsstil generell kein direktes richtig oder falsch. Voraussetzung ist ein gepflegtes Erscheinungsbild. Es versteht sich sicher von selbst, dass egal ob Casual Look, Business-Outfit oder legere Kleidung, diese sauber ist und korrekt sitzt. Dazu gehören auch saubere Schuhe.

Uniformen sind natürlich der einfachste Weg, um eine einheitliche Optik Ihrer Mitarbeiter zu erzielen. Das gilt genauso für Poloshirts, bedruckt mit dem jeweiligen Firmenlogo, als auch für den feinen Zwirn in den Farben Ihrer Unternehmens Corporate Identity. Prüfen Sie im Vorfeld der bevorstehenden Messeveranstaltung, welcher Dresscode auf die jeweilige Umgebung passt. In der Finanzwelt herrschen andere Gesetze als bei Sportlern, bei Kreativen andere als bei der urbanen Agenturszene und bei international agierenden Konzernen wiederum andere als bei dem eher bodenständigen Mittelstand. Die Zusammenstellung der Garderobe allein ist keine Garantie für Ihren Business-Erfolg, doch mit der passenden äußeren Erscheinung strahlen Sie die nötige Glaubwürdigkeit aus.

Tipp: Die Kleidung muss zu Ihrem Unternehmen, der Messe an sich und natürlich zu Ihren Kunden passen – abgerundet mit dem gewissen Extra zum Dresscode. Das Gesamtbild muss passen. Ein gepflegtes Äußeres ist das A und O.

 

Das Speed-Dating zwischen Kunden und Unternehmen

Zeit ist auf Messen immer ein knappes Gut. Meist haben Sie und Ihre Mitarbeiter nur wenige Minuten, um den potentiellen Kunden von sich und Ihrem Angebot, Ihren Produkten oder Dienstleistungen zu überzeugen. Hier kommt es auf die richtige Mischung an. Eine solche Gesprächssituation ist gut mit einem Speed-Dating vergleichbar – wo es besonders auf Schnelligkeit und Überzeugungskraft ankommt.

Brechen Sie beim persönlichen Business-Speeddating mit den richtigen Fragen gezielt das Eis. Natürlich möchten Sie zum einen die relativ kurze Zeit die Ihnen zur Verfügung steht, dazu nutzen, um etwas von sich und Ihrem Unternehmen zu erzählen. Zum anderen müssen Sie aber auch herausfinden, ob der sogenannte „Nasenfaktor“ zwischen der eigenen Person und dem Gesprächspartner stimmt. Das bedeutet, Sie müssen Ihrem Gegenüber Zeit einräumen, damit dieser auch von seinen Vorstellungen sprechen kann. Ein guter Wert zur Orientierung ist das Verhältnis ein Drittel zu zwei Dritteln. Stellen Sie in Ihrem Drittel also genau die richtigen Fragen, wie beispielsweise was Ihr Gesprächspartner an beruflichen Aufgaben übernimmt, ob das Produkt überhaupt in Frage käme und wie hoch das Budget ist. So kommen Sie durch gezieltes Fragen und entsprechende Angebote Ihrerseits schneller ans Ziel.

Tipp: Sie sprechen ein Drittel, Ihr Kunde zwei Drittel – das garantiert Ihnen eine positive Interaktion und Dynamik. In Ihrem Drittel stellen Sie die richtigen Fragen, um das Gespräch nach vorne zu bringen.

 

Mit der richtigen Gesprächsführung zum Vertragsabschluss

Meinungen, Ansichten und Kritik offen diskutieren und Informationen bereitwillig austauschen – so sieht in der Regel die Idealvorstellung eines anregenden Beratungsgesprächs aus. Damit Inhalts- und Beziehungsebene im Gespräch zwischen dem potentiellen Kunden und Ihnen nicht auseinanderklafft, ist es wichtig die wirkliche Kundensituation zu erkennen. Auf welche Impulse ein Kunde reagiert und welches seine zu berücksichtigenden Motive sind. Wie zuvor schon angesprochen – seien Sie ein guter aber auch aktiver Zuhörer und betreiben Sie zielorientierte Gesprächsführung. Durch genaues Hinhören, können Sie mögliche Sorgen oder Ängste Ihres Gegenübers wahrnehmen und durch konkrete Lösungsvorschläge diese aus dem Weg räumen. Sobald sich Ihr Gesprächspartner sicher fühlt, ist dieser schon einen großen Schritt weiter auf dem Weg zum Vertragsabschluss.

Um sich Ziele für ein Verkaufsgespräch zu setzen, müssen Sie sich vorbereiten. Mit welchen Kunden habe ich größtenteils auf der Messe zu tun? Wie kann ich meine Angebote auf Kundenbedürfnisse abstimmen? Der Verständnisprozess folgt dann durch aktives Zuhören. Dadurch können Sie den Kunden verstehen um selbst verstanden zu werden. Akzeptieren Sie die Sichtweise des Kunden, selbst wenn sie im Gegensatz zur eigenen steht. Zeigen Sie in jedem Fall Verständnis für dessen Bedenken. Falsche Versprechungen sind natürlich tabu. Im Endspurt in Richtung Vertragsabschluss sind lange Monologe kontraproduktiv. Denn: Zeit ist kostbar und Zeit ist Geld.

Tipp: Ziele setzen! Setzen Sie sich zu Beginn des Verkaufsgesprächs Ziele und behalten Sie diese im Auge. Zudem bringt eine durchdachte Gesprächsführung Dynamik in die Verkaufsberatung. Geben Sie Ihrem Gegenüber Raum für seine Bedenken und Sorgen und hören Sie zu. Verfallen Sie nicht in endlos lange Monologe.

 

Auffallen um jeden Preis und nutzen Sie jede Kontaktchance

Ihre Konkurrenten sind wortwörtlich direkt nebenan. Überlegen Sie daher, welche Kontaktpunkte oder –möglichkeiten Ihr Messeauftritt bietet. Das gilt für Marketingmaßnahmen vor, während und nach der Ausstellung. Machen Sie sich im Vorfeld ausreichend Gedanken, mit welchen begleitenden Maßnahmen Sie auffallen können, um sich mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung von der Konkurrenz abheben zu können. Egal ob Promotions, Gewinnspiele, Präsente, Sponsorings oder andere Kommunikationsmöglichkeiten – nutzen Sie sie! Glänzen Sie mit Ihrem Auftritt, dann hinterlassen Sie einen besonders guten Eindruck bei den Besuchern.

Je emotionaler Ihre Botschaft ist, desto erfolgreicher können Sie potenzielle Kunden in Gespräche verwickeln. Auch hier lautet die Devise: Fragen stellen und Interesse zeigen. Natürlich müssen Sie und Ihre Mitarbeiter gut geschult sein, um auf Fragen die Ihre Produkte, Dienstleistungen oder Ihr Unternehmen betreffen eine passende Antwort zu haben. Wenn die richtige Antwort mal nicht parat ist, gehen Sie gemeinsam mit dem Gesprächspartner den Dingen auf den Grund. Am Ende des Gesprächs sollten Sie sich für sein Interesse bedanken, das gibt Ihrem Gegenüber zusätzlich das Gefühl, wichtig zu sein. Damit sich ein potenzieller Kunde an Sie erinnert, sollten Sie möglichst viele Sinne des Kunden ansprechen. Haben Sie immer Material bereitstehen, das Sie ihm zeigen können. Geben Sie ihm gern auch etwas in die Hand, um sich selbst ein Bild von allem machen zu können.

Tipp: Machen Sie Ihre Besucher mit passenden Marketingmaßnahmen auf sich aufmerksam. Das schafft Vertrauen und zugleich Nähe. Ob haptisch oder visuell – je mehr Sinne Sie ansprechen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den Besuchern im Gedächtnis bleiben.

 

Vergiss mein nicht

Bevor das eigentliche Kundengespräch beginnt, können Sie bereits bei der Begrüßungszeremonie bzw. beim Vorstellungsritual einen Austausch der Visitenkarten forcieren. Diese enthalten alle wichtigen Daten wie Namen, Titel, Funktion, Telefonnummer(n) sowie E-Mail des Karteninhabers. Ein Austausch sollte aber spätestens im Anschluss an das geschäftliche Gespräch oder einen Small Talk erfolgen, um nicht in Vergessenheit zu geraten. Denn ein Messebesucher unterzeichnet bei weitem nicht direkt bei Ihnen am Stand einen Vertrag. Durch den Visitenkartentausch kann eine weitere Kommunikation auch noch nach der Messeveranstaltung stattfinden, damit letzte Details für eine Vertragsunterzeichnung besprochen werden können.

Alternativ können Sie für jeden Interessenten eine sogenannte Lead Card erstellen. Auf dieser notieren Sie die nötigen Kontaktdaten, aber auch weitere Informationen, die Sie im Gespräch aufschnappen konnten. Das können zum Beispiel die zuvor angesprochenen Vorbehalte Ihres Gegenübers sein. Aber auch Interessen abseits des eigentlichen Themas sind relevant. Wenn Sie wissen, wie Ihr Gegenüber tickt und was ihm gefällt, können Sie genau den richtigen Kanal nutzen, um Ihn zu erreichen und haben für die nächste Kontaktaufnahme gleich den passenden Einstieg parat.

Tipp: Unterbreiten Sie Interessenten das Angebot, Ihnen weiteres Informationsmaterial zuzusenden. So kommen Sie schnell und zuvorkommend an die entsprechenden Personendaten. Halten Sie von Ihrer Person Visitenkarten parat. Ratsam ist die Verwendung einer eleganten, aber dezenten Karte. Entgegnen Sie den Besuchern immer mit der Haltung, die Sie sich selbst von einem potenziellen Geschäftspartner wünschen würden – so geraten Sie nicht in Vergessenheit.

 

Zu guter Letzt: Vergessen Sie die Auswertung nicht

Die Messe ist vorbei – nun geht es an die Auswertung. Wie sieht Ihre Kundengewinnung aus – sind aus Besucher bereits Kunden geworden? Wie viele Bestandskunden haben Sie auf der Messe angetroffen? Haben Sie erstmalig Neukunden auf der Messeveranstaltung getroffen? Die detaillierte Messenachbereitung ist die Quintessenz für zukünftige Verkaufserfolge. Eine solche Auswertung können Sie beliebig weiterführen um aus Interessenten weitere Kunden zu gewinnen. Beispielsweise können Sie Ihre ausgefüllten Lead Cards durchgehen, dort haben Sie vielleicht bereits festgesetzte Verkaufstermine vereinbart.

In Ihrer Auswertung sollten Sie auch festhalten, ob Sie selbst Innovationen und Neuigkeiten von dieser Messe mitgenommen haben. Vielleicht hatten Sie auch Pressekontakte, woraus Veröffentlichungen resultiert sind? Beantworten Sie Fragen, nur so ist eine wirtschaftliche Erfolgsbeurteilung Ihres Messeauftritts im Nachhinein möglich.

Tipp: Ein Fazit und eine Auswertung Ihres Messeauftritts durchzuführen lohnt sich allemal, um so eine Basis für den „Return on Invest“ zu legen.

 

In diesem Sinne wünschen wir Ihnen einen erfolgreichen und spannenden Messeauftritt!